Дозвільні документи

sert all

kudliak.com.ua - Арбітражний керуючий Кудляк Євген Васильович

http://www.pravo-kiev.com/wp-content/themes/twentyeleven/images/logo_small.png

 

«Тільки в спільному щасті можна знайти особисте щастя»

Гоббс, англійський філософ XVII ст.

 

Найпоширеніші запитання діловодства та архіву арбітражного керуючого

arhivarbitrupr

 

1. Як розмежувати архів арбітражного керуючого від архіву підприємства-боржника?

Вхідна/вихідна кореспонденція, відповіді, запити – відносяться до архіву арбітражного керуючого чи підприємства-боржника?

 

Дія Правил організації діловодства та архіву арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора), затверджених наказом Міністерства юстиції України від 15 березня 2013 року № 447/5, поширюється на діловодство та архів арбітражного керуючого(розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора) як суб’єкта незалежної професійної діяльності та не стосується діловодства та архіву підприємства-боржника, у справі про банкрутство щодо якого арбітражний керуючий (розпорядник майна, керуючий санацією, ліквідатор) виконує повноваження розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора.

Тобто, незалежно від того, чи призначений арбітражний керуючий (розпорядник майна, керуючий санацією, ліквідатор) у конкретній справі про банкрутство, чи не призначений для виконання повноважень розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора зобов’язаний забезпечити ведення власного діловодства та архіву. А під час виконання повноважень розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора у справі про банкрутство арбітражний керуючий (розпорядник майна, керуючий санацією, ліквідатор) повинен паралельно вести власне діловодство та архів, а також забезпечити організацію діловодства та архіву підприємства-боржника як прирівняною Законом України “Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом” до службової особи такого підприємства-боржника.

І саме з метою орієнтування арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора) щодо необхідних документів, які повинні формуватися відповідно до вимог Закону України “Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом”, строки їх зберігання було передбачено вищезазначеними Правилами Примірна номенклатури справ арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора). Така Примірна номенклатура справ максимально виокремлює документи, що пов’язані з діяльністю арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора) та не стосується діловодства та архіву підприємства-боржника.

У звʼязку з цим на вхідні/вихідні документи, які надходять/виходять до/від арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора), що стосуються його діяльності, при цьому не пов’язані з діяльністю підприємства-боржника щодо якого арбітражний керуючий (розпорядник майна, керуючий санацією, ліквідатор) виконує повноважень розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора, або після усунення від виконання таких повноважень, поширюються вимоги встановлені Правилами організації діловодства та архіву арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора), затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 15 березня 2013 року № 447/5. При цьому, вхідні/вихідні документи, які надходять/виходять до/від арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора), що стосуються діяльності та справи про банкрутство підприємства-боржника щодо якого арбітражний керуючий (розпорядник майна, керуючий санацією, ліквідатор) виконує повноважень розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора, відносяться до діловодства та архіву підприємства-боржника.

Однак необхідно враховувати, що відповідно до пункту 2.11 підрозділу 2 розділу IV вищевказаних Правил арбітражний керуючий, який виконує повноваження розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора у справі про банкрутство, зобов’язаний вести справу щодо кожного боржника (банкрута), до якої долучаються документи та витяги з них або їх копії, що пов’язані з виконанням арбітражним керуючим покладених на нього обов’язків, зокрема: ухвали, постанови господарського суду у справі про банкрутство, інші судові ухвали, рішення, які стосуються справи; протоколи зборів кредиторів; реєстр вимог кредиторів, письмові заяви кредиторів з вимогами до боржника та результати їх розгляду (рішення про визнання чи відхилення вимог); протоколи комітету кредиторів; листування арбітражного керуючого щодо забезпечення ним виконання покладених обов'язків; звіти арбітражного керуючого та додатки до них, надані комітету кредиторів та господарському суду, у тому числі копії актів приймання-передавання документів (справ) підприємства-банкрута до відповідної архівної установи; документи, які підтверджують витрати арбітражного керуючого у звʼязку з виконанням ним своїх повноважень; плани санації, зміни та додатки до них; мирові угоди та додатки до них; документи, що підтверджують виконання плану санації; копії заяв, позовних заяв та клопотань, що подаються арбітражним керуючим до суду, щодо забезпечення ним виконання покладених обов’язків; акти інвентаризації і аналіз фінансово-господарського стану боржника; звіт про оцінку майна (акт оцінки майна) боржника (банкрута); копії договорів, що пов’язані з ліквідацією боржника (банкрута); протоколи проведення аукціонів; документи щодо формування ліквідаційної маси; перелік майна боржника (банкрута), що є предметом забезпечення; документи, що підтверджують погашення вимог кредиторів; ліквідаційний баланс; інші документи, що пов’язані з виконанням арбітражним керуючим покладених на нього обов’язків.

2. Чи можна користуватися печаткою арбітражного керуючого при виконанні повноважень розпорядника майна у відповідній справі про банкрутство?

Відповідно до частини другої статті 4 Закону України “Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом” арбітражний керуючий (розпорядник майна, керуючий санацією, ліквідатор) з моменту винесення ухвали (постанови) про призначення його арбітражним керуючим (розпорядником майна, керуючим санацією, ліквідатором) до моменту припинення здійснення ним повноважень прирівнюється до службової особи підприємства – боржника.

У звʼязку з цим при виконанні у конкретній справі про банкрутство арбітражним керуючим (розпорядником майна, керуючим санацією, ліквідатором) повноважень розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора не є допустимим використання печатки, оскільки на цей період арбітражний керуючий (розпорядник майна, керуючий санацією, ліквідатор) прирівнюється до службової особи і необхідно використовувати печатку відповідного підприємства-боржника.

Пунктами 18.1 –18.3 підрозділу 18 розділу ІІ Правил організації діловодства та архіву арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора), затверджених наказом Міністерства юстиції України від 15 березня 2013 року № 447/5, передбачається, що на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис арбітражного керуючого скріплюється його печаткою.

Примірний перелік документів, підпис арбітражного керуючого на яких скріплюється печаткою арбітражного керуючого, наведено в додатку 4 до цих Правил. Відбиток печатки арбітражного керуючого ставиться також на копіях документів, що ним надаються.

3. З якого моменту розпочинається робота щодо формування номенклатурних справ?

Правила організації діловодства та архіву арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора), затверджені наказом Міністерства юстиції України від 15 березня 2013 року № 447/5, набрали чинності 01 квітня 2013 року та є обов’язковими для арбітражних керуючих (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора).

Відповідно до пунктів 1.1 та 1.2 підрозділу 1 розділу ІV вказаних Правил арбітражний керуючий протягом місяця з дня внесення щодо нього інформації до Єдиного реєстру арбітражних керуючих (розпорядників майна, керуючих санацією, ліквідаторів) України складає номенклатуру справ за формою згідно з додатком 16 до цих Правил та на підставі Примірної номенклатури справ арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора) (далі - Примірна номенклатура) згідно з додатком 17 до цих Правил.

Номенклатура справ, що складається арбітражним керуючим вперше, схвалюється експертною комісією (далі – ЕК) управління юстиції та погоджується з експертно-перевірною комісією (далі – ЕПК) відповідного державного архіву. Надалі номенклатура справ схвалюється ЕК управління юстиції лише у разі суттєвих змін у складі справ.

Згідно з пунктами 2.1 та 2.2 підрозділу 2 розділу IV вказаних Правил формування справ передбачає групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ арбітражного керуючого.

Формування номенклатурних справ арбітражного керуючого здійснює особисто арбітражний керуючий або особа, відповідальна за організацію діловодства та архіву арбітражного керуючого.

Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил, зокрема, вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі.

Тобто формування справ (групування виконаних документів у справи) розпочинається після схвалення ЕК управління юстиції та погодження з ЕПК відповідного державного архіву складеної та затвердженої арбітражним керуючим номенклатури справ.

4. Яким вимогам повинно відповідати приміщення, де знаходиться контора (офіс) арбітражного керуючого?

Згідно з пунктами 6.1 та 6.4 Розділу VI Правил офісом може бути нежитлове приміщення або його частина, яке (яка) належить арбітражному керуючому на праві власності або користування та відповідає вимогам, установленим цими Правилами.

Слід зазначити, що вищевикладене положення імперативно встановлює вимогу до приміщення, де знаходиться контора (офіс) арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора), а саме, що таке приміщення або його частина повинні бути нежитловими.

Відповідно до частин першої та третьої статті 4 Житлового кодексу Української РСР (далі – Кодекс) жилі будинки, а також жилі приміщення в інших будівлях, що знаходяться на території Української РСР, утворюють житловий фонд.

До житлового фонду не входять нежилі приміщення в жилих будинках, призначені для торговельних, побутових та інших потреб непромислового характеру.

Одним із обов’язків громадянина є використання жилого приміщення відповідно до його призначення (стаття 10 Кодексу).

Згідно зі статтею 6 Кодексу жилі будинки і жилі приміщення призначаються для постійного проживання громадян, а також для використання у встановленому порядку як службових жилих приміщень і гуртожитків. Надання приміщень у жилих будинках для потреб промислового характеру забороняється.

При цьому службові жилі приміщення відповідно до статті 118 Кодексу призначаються для заселення громадянами, які у зв'язку з характером їх трудових відносин повинні проживати за місцем роботи або поблизу від нього. Жиле приміщення включається до числа службових рішенням виконавчого комітету районної, міської, районної в місті Ради народних депутатів. Під службові жилі приміщення виділяються, як правило, окремі квартири. Жилі приміщення, що надаються народним депутатам України на період їх роботи на постійній основі у Верховній Раді України, включаються до числа службових і виключаються з їх числа за рішенням Верховної Ради України за поданням Комісії Верховної Ради України з питань Регламенту, депутатської етики та забезпечення діяльності депутатів.

З огляду на зазначене вбачається, що використання житлових приміщень не за призначенням – для розміщення контори (офісу) арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора) – не дозволяється законодавством.

5. Чи обов’язково встановлювати охоронну сигналізацію в приміщенні, де знаходиться контора (офіс) арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)?

Відповідно до пункту 6.7 розділу VІ Правил офіс повинен бути захищений від несанкціонованого проникнення, а саме повинна бути встановлена охоронна сигналізація.

Тобто вимога щодо захищеності офісу шляхом встановлення охоронної сигналізації повинна бути забезпечена арбітражним керуючим цілодобово, оскільки головною метою цієї вимоги є уникнення несанкціонованого проникнення офісу, яке можливе у будь-який час доби.

Відповідно до пункту 5.4 та 5.5 ДСТУ 3960-2000 “Системи тривожної сигналізації. Системи охоронної і охоронно-пожежної сигналізації. Терміни та визначення”, затвердженого наказом Державного комітету стандартизації, метрології та сертифікації України від 06.04.2000 № 260 (далі – ДСТУ 3960-2000), система тривожної сигналізації визначається як електричне обладнання, призначене для виявляння та попереджування про наявність небезпеки. Система охоронної сигналізації – електричне обладнання, що є складова частина системи тривожної сигналізації, призначене для виявляння та попереджування про наявність нападу та/або проникнення в підохоронні зони чи об’єкти.

Зі змісту ДСТУ 3960-2000 вбачається, що система охоронної сигналізації є трьох видів: автоматична, автоматизована та ручна.

Слід зазначити, що Правила не встановлюють вимоги до виду охоронної сигналізації. При цьому, вважаємо, що саме автоматична система охоронної сигналізації може найкраще забезпечити захист офісу арбітражного керуючого від несанкціонованого проникнення, оскільки саме автоматична система охоронної сигналізації визначається згідно з пунктом 5.9 ДСТУ 3960-2000 як система, що виявляє та попереджує про проникнення та/або напад без участі людини.

Відповідно до пункту 6.7 розділу VІ Правил у разі укладення договору щодо охорони офісу такий договір укладається між арбітражним керуючим та відповідним суб’єктом господарювання.

З огляду на зазначене вбачається, що арбітражний керуючий самостійно укладає з відповідним суб’єктом господарювання договір щодо охорони його офісу, при цьому система охоронної сигналізації може встановлюватись не лише на приміщення, де знаходиться його офіс. Також вважаємо, що в приміщенні, де знаходиться контора арбітражних керуючих, може встановлюватися одна система охоронної сигналізації, однак договір з відповідним суб’єктом господарювання укладається кожним арбітражним керуючим окремо або спільно всіма арбітражними керуючими, які здійснюють діяльність у такому приміщені.

6. В який умовах повинен зберігатися архів арбітражного керуючого?

Згідно з пунктом 3.2 підрозділу 3 розділу IV Правил у робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

Якщо в офісі працюють двоє чи більше арбітражних керуючих, їх документи поточного діловодства та архіви повинні зберігатися в окремих шафах або окремих кімнатах для зберігання архівних документів.

Документи, передані до архіву арбітражного керуючого, повинні зберігатися окремо від документів поточного діловодства.

Відповідно до пункту 4.2 підрозділу 4 розділу V Правил архів арбітражного керуючого може зберігатися у шафі(ах) або у відповідно обладнаній для цього кімнаті.

Забороняється розміщувати шафи для зберігання архіву у місцях, де відвідувачі можуть безперешкодно до них підійти. У разі зберігання документів поточного діловодства та архіву в окремій кімнаті її зовнішні двері ізолюються металом, зачиняються, а у неробочий час - опечатуються.

Тобто арбітражний керуючий самостійно на власний розсуд визначає місце зберігання його архіву: у шафі або у відповідно обладнаній кімнаті. Саме від обраного арбітражним керуючим варіанту місця зберігання залежать вимог щодо облаштування такого місця.

Так, якщо архів арбітражного керуючого зберігається у шафі, то така шафа повинна зачинятися та розміщуватися у місцях, де відвідувачі не можуть безперешкодно до них підійти, а у разі зберігання безпосередньо в спеціально обладнаній для цього окремій кімнаті, то її зовнішні двері повинні бути ізольовані металом, зачинятися та у неробочий час опечатуватися. Місцем, де відвідувачі не можуть безперешкодно підійти до шафи, у якій зберігаються документи поточного діловодства та/або архіву арбітражного керуючого, вважаємо місце, що забезпечує неможливість сторонніх осіб для ознайомлення, вилучення, пошкодження та знищення документів, що містить така шафа.

7. Чи обов’язково розміщувати інформаційну вивіску?
Відповідно до пунктів 6.8 та 6.9 розділу VІ Правил біля входу в офіс повинна бути інформаційна вивіска, що ідентифікує офіс арбітражного керуючого.

Вивіска має містити напис “контора арбітражних керуючих”, якщо в офісі працюють два та більше арбітражних керуючих, або “офіс арбітражного керуючого”, якщо арбітражний керуючий працює одноособово.

Біля входу в офіс також розміщується інформація щодо часу прийому громадян, часу початку та закінчення робочого дня, часу обідньої перерви, вихідних днів.

Слід зазначити, що Правилами не забороняється розміщення інформації щодо часу прийому громадян, часу початку та закінчення робочого дня, часу обідньої перерви, вихідних днів на інформаційній вивісці, що ідентифікує офіс (контору) арбітражного керуючого.

8. Щодо реєстраційного індексу вхідної кореспонденції арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора).

Відповідно до пункту 1.3 розділу І Правил діловодство арбітражного керуючого ведеться з дотриманням цих Правил, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348, Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (зі змінами), ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”, затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 № 55, та інших нормативно-правових актів у сфері архівної справи та діловодства.

Пунктом 8.2 розділу ІІ Правил передбачається, що для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера, наприклад: 55, де 55 – порядковий номер.

Тобто реєстраційний індекс вхідних документів складається лише з порядкового номера відповідно до журналу реєстрації вхідних документів. Для полегшення пошуку документів після їх розгляду та виконання необхідно вносити у графу № 5 “Відмітка про виконання документа” журналу реєстрації вхідних документів інформацію, зокрема щодо номера номенклатурної справи, у яку підшито виконаний документ, враховуючи вимоги до відмітки про виконання документа, передбачені пунктом 4.4 розділу ІІІ Правил.

9. Щодо списку на розсилку документа, який має більше чотирьох адресатів.

Згідно з пунктом 12.2 розділу ІІ Правил документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Список на розсилку – це перелік адресатів, яким необхідно надіслати документ, разом з їх поштовою адресою. Такий список не надсилається адресатам документа, а зберігається у відповідній номенклатурній справі разом з виконаним розісланим документом. У цьому випадку слід зауважити, що при надісланні документа зазначається тільки один адресат з поштовою адресою (поштовими адресами).

10. Щодо тексту документа.

Відповідно до пункту 1.7 розділу ІІ Правил текст документа є обов’язковим реквізитом документа. Підрозділ 15 розділу ІІ Правил встановлює вимоги до тексту документа, відповідно до яких під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис (пункт 15.1). Також згідно з пунктом 1.8 розділу ІІ Правил оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 2 до цих Правил.

Слід зазначити, що Правилами не заборонено під час друкування тексту документа використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив) для акцентування необхідних положень, при цьому необхідно дотримуватись вимог до тексту документа, встановлених Розділом ІІ Правил.

11. Щодо засвідчення арбітражним керуючим копій документів.

Засвідчення арбітражним керуючим копій документів регулюється підрозділом 19 розділу ІІ Правил.

Згідно з пунктами 19.1 та 19.2 підрозділу 19 розділу ІІ Правил копії або витяги з документів, які надаються та зберігаються арбітражним керуючим, повинні бути засвідчені підписом арбітражного керуючого та скріплені його печаткою з обов'язковим зазначенням дати засвідчення.

Арбітражний керуючий може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються ним, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, під час формування особових справ осіб, які перебувають з арбітражним керуючим у трудових відносинах, арбітражний керуючий може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо), а також під час формування справи боржника.

Враховуючи зазначене, арбітражний керуючий вправі засвідчувати копії документів, які видані не ним, під час формування справи боржника та при наданні таких документів судовим органам та державному органу з питань банкрутства.

12. Щодо реєстрації документів.

Згідно з пунктом 2.6 підрозділу 2 розділу ІІІ Правил реєстрація документів здійснюється в журналах за формами згідно з додатками 8 – 15 до цих Правил. Тобто Правилами чітко встановлено, що при реєстрації документів використовується журнальна форма, яка передбачає ведення журналу за формою, встановленою Правилами.

13. Щодо схвалення номенклатури справ.

Відповідно до пунктів 1.1 та 1.2 підрозділу 1 розділу ІV Правил арбітражний керуючий протягом місяця з дня внесення щодо нього інформації до Єдиного реєстру арбітражних керуючих (розпорядників майна, керуючих санацією, ліквідаторів) України складає номенклатуру справ за формою згідно з додатком 16 до цих Правил та на підставі Примірної номенклатури справ арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора) (далі – Примірна номенклатура) згідно з додатком 17 до цих Правил.

Номенклатура справ, що складається арбітражним керуючим вперше, схвалюється експертною комісією (далі – ЕК) управління юстиції та погоджується з експертно-перевірною комісією (далі – ЕПК) відповідного державного архіву. Надалі номенклатура справ схвалюється ЕК управління юстиції лише у разі суттєвих змін у складі справ.

З огляду на зазначене вбачається, що арбітражний керуючий повинен самостійно звернутись до головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі за місцезнаходженням його офісу (далі – управління юстиції) для схвалення експертною комісією та до відповідного державного архіву для погодження експертно-перевірною комісією номенклатури справ, складеної вперше.

Суттєвими змінами у складі номенклатури справ арбітражного керуючого вважаємо зміни, внесені до номенклатури справ (вилучення заголовків справ, доповнення новими заголовками справ), що у сукупності складають більше половини від загальної кількості заголовків справ, включених до попередньо схваленої експертною комісією відповідного управління юстиції та погодженої з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву номенклатури справ.

Разом з цим схваленню експертною комісією відповідного управління юстиції та погодженню з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву підлягає лише номенклатура справ, що складається арбітражним керуючим вперше, за умови внесення суттєвих змін у склад справ така номенклатура справ схвалюється лише експертною комісією відповідного управління юстиції.

14. Щодо формування номенклатурних справ.

Пунктом 2.11 підрозділу 2 розділу IV Правил передбачено, що арбітражний керуючий, який виконує повноваження розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора у справі про банкрутство, зобов’язаний вести справу щодо кожного боржника (банкрута), до якої долучаються документи та витяги з них або їх копії, що пов’язані з виконанням арбітражним керуючим покладених на нього обов’язків, зокрема: ухвали, постанови господарського суду у справі про банкрутство, інші судові ухвали, рішення, які стосуються справи; протоколи зборів кредиторів; реєстр вимог кредиторів, письмові заяви кредиторів з вимогами до боржника та результати їх розгляду (рішення про визнання чи відхилення вимог); протоколи комітету кредиторів; листування арбітражного керуючого щодо забезпечення ним виконання покладених обов'язків; звіти арбітражного керуючого та додатки до них, надані комітету кредиторів та господарському суду, у тому числі копії актів приймання-передавання документів (справ) підприємства-банкрута до відповідної архівної установи; документи, які підтверджують витрати арбітражного керуючого у звʼязку з виконанням ним своїх повноважень; плани санації, зміни та додатки до них; мирові угоди та додатки до них; документи, що підтверджують виконання плану санації; копії заяв, позовних заяв та клопотань, що подаються арбітражним керуючим до суду, щодо забезпечення ним виконання покладених обов’язків; акти інвентаризації і аналіз фінансово-господарського стану боржника; звіт про оцінку майна (акт оцінки майна) боржника (банкрута); копії договорів, що пов’язані з ліквідацією боржника (банкрута); протоколи проведення аукціонів; документи щодо формування ліквідаційної маси; перелік майна боржника (банкрута), що є предметом забезпечення; документи, що підтверджують погашення вимог кредиторів; ліквідаційний баланс; інші документи, що пов’язані з виконанням арбітражним керуючим покладених на нього обов’язків.

З огляду на зазначене вбачається, що арбітражний керуючий стосовно виконання ним повноважень розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора у конкретній справі про банкрутство зобов’язаний вести справу щодо такого боржника (банкрута), до якої долучаються всі вищеперелічені документи та витяги з них або їх копії, що пов’язані з виконанням арбітражним керуючим покладених на нього обов’язків лише у цій справі. Тобто щодо кожного боржника (банкрута) ведеться одна номенклатурна справа, всі інші справи стосуються діяльності арбітражного керуючого, не пов’язаної з виконання ним повноважень розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора у справі про банкрутство.

Номенклатурна справа може складатися з кількох томів. При цьому відповідно до абзацу сьомого пункту 1.6 підрозділу 2 розділу IV Правил, якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби заголовок кожної справи. Крім цього, згідно з абзацом тринадцятим пункту 1.7 підрозділу 2 розділу IV Правил справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом усього терміну їх вирішення під одним індексом, про що у п’ятій графі номенклатури справ, що складається за формою згідно з додатком 16 до Правил, робиться примітка про перехідні справи.

Слід зазначити, що не окремі документи є перехідними, а вся номенклатурна справа.

Якщо строк виконання арбітражним керуючим повноважень розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора у справі про банкрутство виходить за межі календарного року, на який було складено номенклатуру справ, або охоплює кілька календарних років, то такі справи є перехідними, про що робиться відмітка у п’ятій графі номенклатури справ.

Так, під час формування справ слід дотримуватися загальних правил, зокрема вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому законодавством порядку копії документів (пункт 2.2 підрозділу 2 розділу IV Правил).

Факсограма є документом (листом), що переданий (отриманий) каналами електрозв’язку за допомогою приєднаного до телефонної лінії факсимільного апарату (телефаксу або факсу). Однак слід враховувати, що факсограма, яка містить заголовок “факсограма”, є документом, спеціально створеним для оперативної передачі, і не передбачає одночасного надіслання оригіналу документа в паперовій формі, у звʼязку з чим факсограма вже є оригіналом, тому вміщується у відповідну номенклатурну справу як оригінал. Якщо факсограма використовується як попереднє надіслання документа, що в подальшому передбачає надіслання оригіналу документа в паперовій формі, то такий документ спочатку реєструється в журналі реєстрації вхідних факсограм як факсограма, а при надходженні оригіналу реєструється в журналі реєстрації вхідних документів або в іншому відповідному журналі і до відповідної номенклатурної справи вміщується оригінал, що надійшов у паперовій формі. Стосовно вимог до формування справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання необхідно зазначити, що Правилами встановлено беззаперечну вимогу щодо обсягу лише до справ тривалого (понад 10 років) зберігання. Відповідно до пункту 2.2 підрозділу 2 розділу IV Правил за обсягом справа тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

Також зазначаємо, що об’єднання декількох частин (томів) однієї справи, що за обсягом є незначними, можливе, при цьому необхідно дотримуватись вимог, встановлених підрозділом 2 розділу IV Правил при групуванні документів у справи.

15. Щодо оформлення справ для архівного зберігання.

Обов’язковість вимог до оформлення справ для архівного зберігання, таких як нумерація аркушів у справі, складення внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи, Правилами встановлено лише до справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (пункт 2.1 підрозділу 2 розділу V Правил). При цьому слід зазначити, що така вимога, як складення внутрішнього опису документів справи, Правилами також передбачена для справ боржника (пункт 2.3 підрозділу 2 розділу V Правил). Однак перелічені вище вимоги до оформлення справ для архівного зберігання можуть бути застосовані й до справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

16. Щодо складення описів справ.

Відповідно до пунктів 3.2 та 3.4 підрозділу 3 розділу V Правил описи справ укладаються окремо на справи тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань. Справи кожного року становлять річний розділ опису. На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі припинення діяльності арбітражного керуючого такі описи складаються обов'язково.

Описи справ ведуться протягом усієї діяльності арбітражного керуючого з використанням єдиної наскрізної нумерації, доки кількість номерів справ не дійде 999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, що створюються в наступні роки, включаються до іншого опису. Отже, описи справ укладаються на справи тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань протягом усієї діяльності арбітражного керуючого. На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи складаються лише у разі припинення діяльності арбітражного керуючого, тобто на ті справи тимчасового (до 10 років) зберігання, які на момент припинення діяльності арбітражного керуючого перебували у поточному діловодстві та в архіві арбітражного керуючого, строк зберігання яких ще не закінчився.

17. Щодо передавання справ до архіву арбітражного керуючого.

Згідно з пунктами 4.1 та 4.3 підрозділу 4 розділу V Правил справи тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань, а також облікові документи не пізніше ніж через два роки після закінчення їх ведення у діловодстві в упорядкованому стані передаються до архіву арбітражного керуючого для подальшого зберігання та користування. За рішенням арбітражного керуючого до його архіву можуть передаватися справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання. У цьому випадку такі справи повинні зберігатися окремо від справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань.

З огляду на зазначене вбачається, що рішення щодо передачі справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання до архіву арбітражного керуючого для подальшого зберігання та користування приймається арбітражним керуючим самостійно.

 

Офіційне джерело: minjust.gov.ua

Пошук

Міністерство юстиції України

Партнери:

Мерітократична партія України

 

logo krisismen

Союз кризис-менеджеров Украины

 

logo fobis 1

Федерация оценщиков бизнеса
и интеллектуальной собственности

 

logo asconsulting2

Юридична Фірма
«АС Консалтинг»

 

Адвокатска контора
«Скляренко та партнери»

 

 

Адвокатська контора

Дмитра Забавського

 

logo kkk 1

Клуб коренных киевлян
"Вечность"

New Consulting

Комплексно-правовая система 
«Помічник арбітражного керуючого»


 

автоматизация полного цикла
работ по сопровождению
процедур банкротства.